Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Twee offertes met verschillende definities van revisie’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Tabel met identieke reviewomvang’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Hoeveel herstelwerk valt buiten elke opdracht?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Vaste offerte komt uit op 1.800 euro. Bij twaalf uren maal 140 staat 1.680 euro. Het verschil bedraagt 120 euro in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Twee offertes met verschillende definities van revisie’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Tabel met identieke reviewomvang’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Maak de werkzaamheden vergelijkbaar». Registreer bij «Vaste offerte» de waarde 1.800 euro. Registreer 1.680 euro op een afzonderlijke regel voor «Twaalf uren maal 140». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Twee offertes met verschillende definities van revisie. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Reken uren maal tarief door’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Tabel met identieke reviewomvang’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Scheid de vraag van de ondernemer, de afgesproken adviesopdracht en de beslissing waarvoor een specialist nodig is. Bij de vraag ‘Maak de werkzaamheden vergelijkbaar’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over vaste prijs of uurtarief voor advies. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Twee offertes met verschillende definities van revisie’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over maak de werkzaamheden vergelijkbaar zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor formule-eigenaar en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
