Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Weekroosters en mandaat van de locatiemanager’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Mandaatkaart’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke taken kan de manager zelfstandig overnemen?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Huidig rooster komt uit op 34 uren per week. Bij gepland tweelocatierooster staat 18 uren per week. Het verschil bedraagt 16 uren per week in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Weekroosters en mandaat van de locatiemanager’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Mandaatkaart’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Inventariseer beslissingen van de eigenaar». Registreer bij «Huidig rooster» de waarde 34 uren per week. Registreer 18 uren per week op een afzonderlijke regel voor «Gepland tweelocatierooster». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Weekroosters en mandaat van de locatiemanager. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Markeer piekdagen’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Mandaatkaart’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Scheid de vraag van de ondernemer, de afgesproken adviesopdracht en de beslissing waarvoor een specialist nodig is. Bij de vraag ‘Inventariseer beslissingen van de eigenaar’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een tweede vestiging trekt de eigenaar weg. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Weekroosters en mandaat van de locatiemanager’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over inventariseer beslissingen van de eigenaar zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor multi-unit ondernemer en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
